1) Secrétariat de la directrice de cabinet : - accueil physique et téléphonique, filtrage des interlocuteurs - administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat de la directrice de cabinet - gestion de l'agenda de la directrice de cabinet - suivi des parapheurs à la signature ou au visa de la directrice de cabinet - suivi du courrier réservé de la directrice de cabinet - rédaction de courriers administratifs et constitution de dossiers administratifs - préparation des réponses à la correspondance personnelle de la directrice de cabinet - coordination, avec le personnel de résidence, de l'organisation des déjeuners et réceptions présidés par la directrice de cabinet 2) Suivi des affaires administratives de la direction du cabinet : - diffusion de notes de services à l'ensemble des agents de la direction - suivi des dossiers ressources humaines pour le compte de la directrice de cabinet - suivi des ordres de missions, permanent et ponctuel et validation des états de frais sur CHORUS-DT 3) En lien avec le chef de cabinet : - suivi des engagements juridiques et des crédits de paiement après avoir effectué les émissions de besoin sur CHORUS 4) Sur demande de la cheffe de pôle, appui à l'ensemble des activités du service : - appui à la préparation de dossiers, réunions ou évènements ponctuels - organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles - organisation d'audioconférences et de visioconférences - rédaction des déclarations d'absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale - gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation. Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistant(es) pour assurer l'ouverture du secrétariat particulier en continu de 8 H 00 à 19 H 00. Il nécessite disponibilité et discrétion. Ce poste n'est pas télétravaillable.