Profil du poste: Assumer la responsabilité de la fourniture d'un excellent service sur place pour les groupes asiatiques, en accordant une attention particulière aux clients japonais. Vérifier la faisabilité de l'itinéraire avant l'arrivée du groupe et s'assurer que l'opération se déroule sans heurts. Pour les groupes exceptionnels ayant des besoins particuliers, fournir un service de conciergerie. Équilibrer efficacement la satisfaction du client et les résultats commerciaux. Négocier, passer des contrats, entretenir et favoriser les relations avec les fournisseurs partenaires. Prévenir les problèmes et résoudre les urgences imprévisibles en temps opportun, en maintenant la meilleure prestation de services. Rencontrer et accueillir les clients japonais (et d'autres nationalités sur demande) et les assister sur place en cas d'urgence majeure. Activités Principales Groupes avant l'arrivée - Vérifier les détails de l'itinéraire pour assurer une logistique fluide - Obtenir et fournir les coordonnées des personnes à contacter avant la date limite afin que des informations complètes soient mises à la disposition des groupes - Effectuer les reconfirmations si nécessaire - se familiariser avec les exigences du groupe avant l'arrivée - Assurer le suivi des réservations pour tout service non confirmé et s'assurer que tous les services sont confirmés Les groupes en déplacement - Assurer la liaison avec les accompagnateurs et les fournisseurs afin de garantir un niveau de service élevé - Maintenir un contact proactif avec le groupe afin d'anticiper et d'éviter les problèmes par téléphone, sur les médias sociaux et en personne (le cas échéant) - Résoudre les problèmes de manière créative - résoudre les demandes de renseignements ou les problèmes qui surviennent - résolution rapide avec les meilleurs résultats possibles - Faciliter les demandes de changement - négocier des réservations d'hôtels et de services supplémentaires, des modifications d'itinéraire ou des demandes d'annulation de la part de l'organisateur du voyage ou du service des ventes. Minimiser le coût de ces changements pour l'entreprise et le groupe. - Assurer une réponse d'urgence en cas de situation de crise inattendue - Fournir une assistance sur appel aux organisateurs de voyages - couverture d'urgence après les heures de travail, le cas échéant - Coordonner la communication entre tous les points de contact internes afin d'assurer une transparence permanente de l'avancement des tournées - Assurer l'alignement des attentes en matière de service entre G2, le fournisseur et le groupe - Veiller à ce que toutes les mesures prises concernant le groupe soient enregistrées et communiquées, y compris les informations relatives aux coûts - S'assurer que les problèmes urgents sont transmis en dehors des heures de travail pour être traités Groupes après le départ - Suivi des questions en suspens jusqu'à leur résolution - enquête, communication, etc. - Analyse des causes profondes et recommandations à l'entreprise sur la manière d'éviter que le problème ne se reproduise, le cas échéant - Remplir les rapports en temps voulu - Contrôler les normes de qualité des fournisseurs et fournir des exemples de services positifs et négatifs aux équipes des ventes, des services et de l'hôtel. Connaissances, compétences & Expérience - Expérience préalable dans le domaine du service à la clientèle, y compris à un niveau d'encadrement - Langues - Japonais , maîtrise totale de l'anglais - Autres langues souhaitables parmi l'allemand, le français, l'italien, l'espagnol et le tchèque - Flexibilité des horaires - Volonté de travailler les week-ends et les jours fériés, ainsi que dans des équipes tournantes - Solides compétences en compétences en matière de résolution de problèmes et de négociation et sens du détail - Polyvalence - Capacité à travailler de manière indépendante sous pression