Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents de la Maison des Sports et de tout type de public : - Accueillir les résidents et le public sur place ou par téléphone avec amabilité ; - Renseigner les résidents et le public sur place ou par téléphone ; - Recevoir, filtrer et orienter les appels ; - Gérer le courrier entrant et sortant ; - Gérer la prise de rendez-vous ; - Gérer la documentation ; - Assurer le suivi de communication entre l'accueil, les résidents et le CROS (élus et salariés) ; - S'adapter à tous aléas (rendez-vous extérieurs, changements d'emploi du temps de dernière minute). Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services : - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement (connaître l'organisation et les missions des différents services ou résidents) ; - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image du CROS (propreté du hall, disposition des sièges et bureaux, etc.) ; - Orienter le public vers les services ou résidents, accompagner et présenter les visiteurs ; - Gérer les demandes du public ; - Alerter sur la propreté de la MRS : propreté des espaces communs (salle de convivialité ; salle café CROS ; salles de réunion). - Assurer la gestion du secrétariat général et des moyens matériels : - Gérer la réservation et tenir le planning des salles de réunions ; - Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques ; - Gérer les badges ou codes d'accès au bâtiment, salles de réunion et aux bureaux ; - Établir et transmettre le reporting pour la facturation des locations de salles par les services de la Région AURA ; - Gérer les prestataires extérieurs : ménage, alarmes, ascenseur, informatique, poste, impression et assurer les rendez-vous pris par la Région - Gérer la flotte des imprimantes communes et les lignes téléphoniques fixes. - Préparer les salles de réunion et l'accueil pour les organes de gouvernance du CROS (BE, BD, CA, Conseil des Présidents, EDT etc., ainsi que les documents de réunions - Assister administrativement l'organisme de formation - Gestion et traitement de la boite mail dédiée - Suivre et traiter le processus d'inscription des stagiaires - Assurer le suivi administratif de l'OF, notamment sur Digiforma - Assurer toutes les tâches définies dans le dossier de certification de l'OF Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation : - Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier - Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivé » ; - Afficher et diffuser l'information ; - Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation. Assurer les tâches administratives courantes : - Rédiger ou traiter mettre en forme des documents, notes, courriels, etc. ; - Prendre des notes et rédiger des comptes rendus ; - Gérer les invitations reçues à la Présidente et les ventiler ; - Participer à l'organisation des Événements du CROS ; - Participer à la gestion administrative de l'Organisme de Formation du CROS. Savoir - Connaissance du fonctionnement associatif et des administrations publiques - Connaissance de la gestion administrative de la formation - Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques courants notamment Microsoft 365. Savoir Faire - Accueillir, filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques ainsi que les personnes - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Renseigner les interlocuteurs - S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Elaborer, adapter et optimiser le planning des salles de réunion - Organiser et prioriser les activités