Au sein du service Secrétariat de Direction, l'agent, placé sous l'autorité du responsable du service, a pour mission principale de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il assistera en permanence le responsable du service, la DGS et le DGAST dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative et comptable, dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. En lien avec tous les services de l'établissement, il fournit les renseignements et assure le suivi administratif de la direction. Les Missions principales et activités du poste : Accueil téléphonique et physique Traitement et suivi administratif Contribution à l'organisation et au bon fonctionnement du service en lien avec tous les autres services Recevoir, filtrer, orienter, transmettre les appels et messages Renseigner les correspondants Relever et transmettre les messages au responsable du service Effectuer les relances téléphoniques Assurer la gestion des parapheurs Gérer la boite électronique du service Contrôler/corriger la forme des documents soumis à la lecture, signature ou visa des directions Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents de communication interne émis par les directions Classer et archiver des documents Élaborer des documents numériques Ventiler les courriers/documents entre les services, reprographier, affranchir ou envoyer par mail Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture des directions Prendre des notes et rédiger des compte-rendu de réunions Rédiger, mettre en forme, des projets de délibérations (logiciel C-logik) Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commandes et des factures (logiciel Ciril) Commander les fournitures pour le service Assurer la gestion des besoins matériels pour les réunions de services. Contribuer à la transversalité au sein du service et avec les services Profil recherché : De formation Bac / Bac +2 en gestion administrative Vous justifiez idéalement d'au moins une expérience réussie sur un profil équivalent Vous maitrisez l'orthographe et les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet.). La pratique des collectivités territoriales et leur environnement sera appréciée. Savoir-être & savoir-faire : Devoir de réserve Respect de la hiérarchie Rendre compte de son activité à son responsable Rigueur, conscience professionnelle Respect de la confidentialité, discrétion, probité Dynamisme, motivation, disponibilité, réactivité, sens de l'initiative Sens de la communication et du relationnel, esprit d'équipe Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Faire preuve de diplomatie, de bienveillance Sens du service public et de l'accueil Bonne présentation Techniques de secrétariat, application de principes de rédaction administrative Maîtrise de l'outil informatique Utilisation de logiciels spécifiques (C-logik, Ciril) Maîtrise de l'orthographe Capacités rédactionnelles Expression orale et écrite de qualité Sens de l'organisation et priorisation Autonomie Capacité d'analyse Conditions d'exercice et avantages Cadre d'emploi : Adjoint administratif (C) Statut : Recrutement par voie contractuelle Adhésion au COS Temps de travail hebdomadaire : 35 h00 (25 CA) Durée du contrat : 3 mois renouvelable Disponibilité en fonction des nécessités du service Les candidatures (CV + lettre de motivation), sont à adresser par mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. à l'attention de Mme la Présidente Date limite de candidature le 10/09/2024 Poste à pourvoir dès que possible