Le Foyer Départemental de l'Enfance et de la Famille (FDEF) de l'Hérault est un établissement relevant du Code de la Fonction Publique Hospitalière, comprenant 350 salariés actuellement. Le siège est basé sur Montpellier. Le Foyer Départemental de l'Enfance et de la Famille a pour mission d'accueillir en urgence des mineurs confiés au titre de l'aide sociale à l'enfance (ASE). Le FDEF est un établissement multi-sites et multi-services et propose des modes de prises en charge diversifiés pour les usagers. MISSIONS DU POSTE : Contribuer, dans le cadre d'une démarche éthique et déontologique, à l'accueil, la protection et l'accompagnement des Mineurs Non Accompagnés arrivant sur le territoire du département. Assister le chef de service éducatif 2 - ACTIVITES PRINCIPALES : - Renseigner le tableau des entrées - Effectuer le contrôle de gestion - Réaliser le bilan d'activité (recueil des informations auprès des services) - Travail en lien direct avec les équipes éducatives - Assurer l'accueil physique et téléphonique sur les plages horaires d'ouverture de l'accueil du service - Traitement et mise en forme des documents - Traitements des mails - Classement et archivage des documents : courriers, rapports, notes - Traitement des courriers, des dossiers, des documents - Prise de notes et rédaction de comptes rendus, rapports, bilan statistiques. - Bilan d'activité mensuel et annuel, - Demande des bons hôteliers, gestion et suivi du tableau « accueils hôteliers » ACTIVITES DU POSTE : Secrétariat du cadre - Prise de notes et rédaction de comptes rendus - Proposition d'outils de travail - Correction et mise à jour des plannings (Organisor) - Renseigner le tableau de demandes d'admission Usagers - Gestion du tableau des entrées - Suivi des prises en charge - Accueil téléphonique et physique avec dimension d'écoute et de dialogue - Référent dossier usager (papier et informatique), archivage - Demande des documents obligatoires aux partenaires et suivi des dossiers usagers - Mise à jour du tableau des effectifs et communication aux partenaires (DEF) - Travail en collaboration avec l'équipe éducative du service MNA - Suivi de la régie et de l'outil de gestion des amendes (SNCF, TAM) RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES Equipes socio-éducatives, équipe d'encadrement, usagers et partenaires POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable éducatif et sous la responsabilité fonctionnelle du chef de service. CONTRAINTES DU POSTE Disponibilité Permanences possibles pour respecter la continuité du service (remplacements des absences..) Poste à temps plein CDD 3 mois renouvelable PRÉREQUIS INDISPENSABLE POUR L'EXERCICE DU METIER - Maitrise de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères - Bon niveau d'utilisation des outils informatiques - Connaissance de la protection de l'enfance SAVOIR-FAIRE REQUIS - Utiliser les outils bureautiques - Savoir gérer la transmission des informations - Rédiger et mettre en forme un document - Travailler en équipe - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - Savoir prendre des notes et rédiger un compte rendu. - Organisation et archivage - Accompagner les usagers dans leurs demandes - Assister le chef de service - Connaître les procédures et savoir gérer et respecter (ou faire respecter) les délais. CONNAISSANCES - Connaissance du Conseil Départemental, des services en lien avec le foyer. - Avoir des notions sur la fonction publique territoriale et la fonction publique hospitalière - Connaître les règles de rédaction de documents administratifs - Savoir les bases de l'accueil du public