DESCRIPTION DE LA DIRECTION L'IFCS a comme mission de former des étudiants cadres de santé Capacité d'accueil : 95 places toutes filières de paramédicaux à partir de la rentrée 2024. Actuellement sont accueillis des IDE et des médico-techniques. Equipe constituée de 3 cadres supérieurs de santé formateurs, d'une assistante administrative, dirigée par une directrice des soins en charge des instituts de formation du GHU Liaisons hiérarchiques : Coordonnatrice Générale des instituts des formations paramédicales du GHU (IFSI/IFAS/IFCS site Sainte Anne), directrice des soins Liaisons fonctionnelles : Equipe pédagogique de l'institut Equipe administrative et logistique des instituts Liaisons externes : Direction des Ressources Humaines Services support du GHU : communication, reprographie, maintenance, transport, informatique Secrétariat pédagogique et différents services de l'université partenaire Intervenants extérieurs dont les universitaires Les secrétariats de l'ARS, du conseil régional d'Ile de France, de la DRIEETS Membres des instances de l'IFCS DESCRIPTION DU POSTE Sous la responsabilité de la directrice : Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants Participer à l'activité administrative de l'institut Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS Organisation et suivi administratif du concours d'entrée suivant procédure (de la gestion documentaire en aval à la publication des résultats) Gestion financière de la sélection et de la formation (rémunération des jurys et dossiers de prise en charge financière des étudiants et étudiantes) Durant la formation, suivi de la scolarité Elaboration des conventions de stage des étudiants et étudiantes Suivi de la convention universitaire Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants Gestion des absences Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats ) Préparation administrative des soutenances des mémoires de fin d'étude Préparation des jurys de diplomation Accueil des intervenants extérieurs et gestion de leur rémunération (en lien avec la DRH) Préparation des instances de l'IFCS Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et au dossier d'autorisation de l'IFCS Intendance : Gestion des stocks, des salles Participation aux réunions d'équipe Accueil physique et téléphonique Activités ponctuelles : Participation à la démarche Qualité Participation aux évènements de l'institut Gestion des plannings en lien avec un cadre supérieur de santé de l'IFCS PROFIL Diplôme en bureautique souhaité Expérience de secrétariat notamment pédagogique Compétences : Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS) Maitrise des logiciels internes (e-planning, carl source...) Savoir-faire : Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail Capacité de priorisation Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs. Savoir-être : Capacités relationnelles et communicationnelles : sens de l'accueil, sens de la concertation, savoir être à l'écoute des différents acteurs du dispositif de formation Capacité d'adaptation. Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation Obligations professionnelles : Obligations à l'égard de l'administration hospitalière publique : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité. Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions, Obligations à l'égard des tiers et usagers : impartialité et probité, secret professionnel. Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement Organisation du travail : Du lundi au vendredi