Rattaché(e) à la Direction de la communication et sous l’autorité de la directrice de la communication et de la responsable du service vie associative, animation, démocratie locale, lutte contre les discriminations, vous serez chargé(e) d’assurer les missions d’assistanat et de secrétariat des deux services.
Missions

Pour la direction de la communication, en lien avec la directrice de la communication
Secrétariat de la rédaction du Panorama
Réalisation et suivi des plannings
Gestion du courrier du service
Gestion de la facturation et de la commande publique(recherche de devis, édition des bons de commande, suivi de la facturation et du budget, facturation pour la vente d’espaces publicitaires du Panorama etc.)
Gestion des listes et diffusion de documents
Gestion des fournitures du service
Gestion des interventions et de stocks
Pour le service vie associative, animation, démocratie locale, lutte contre les discriminations
Accueil et gestion des appels téléphoniques
Gestion de la boite mail « relations publiques »
Secrétariat (mise en forme de documents, rédaction de courriers, notes d’information,)
Tenue de tableaux de bord
Gestion du courrier arrivée –départ
Gestion du fonds documentaire / archivage des dossiers
Participer à l’organisation des cérémonies commémoratives et des événementiels
Edition et suivi des bons commandes dans le logiciel Ciril RH
Suivi de la facturation et du budget
Gestion des fiches techniques (demande dematériel, vin d’honneur…) et en assurer le suivi
Gestion des stocks de consommables de la ville

Profil

Sens de l’organisation
Autonomie
Rigueur
Réactivité et capacité d’adaptation
Polyvalence
Goût du travail en équipe et qualités relationnelles
Aptitude à prendre des initiatives
Sens des priorités
Sens de la communication
Qualités rédactionnelles
Confidentialité et discrétion, devoir de réserve
Très bonnes connaissances en techniques de secrétariat
Capacités rédactionnelles

Informations complémentaires

Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel…) et internet
Déplacements occasionnels sur site
Horaires fixes (37h30/semaine)
Restauration collective sur place
Participation à la mutuelle
Amicale du personnel
Possibilité élargies de formation

Poste à pourvoir dès que possible