Le Foyer Départemental de l'Enfance et de la Famille est un établissement public non autonome, rattaché au Conseil Départemental de l'Hérault. Etablissement multisites et multiservices, le FDEF décline ses missions de protection de l'enfance à travers plusieurs dispositifs : - L'accueil en urgence des mineurs : groupe d'accueil d'urgence (GAU), Urgence Petite Enfance (UPE), Service d'urgence départemental - La prise en charge des mineurs à partir du milieu familial : Service d'accompagnement personnalisé (SAP) Adolescents et Petite Enfance - L'accompagnement des visites médiatisées pour les mineurs accueillis chez un assistant familial (SMEF) - La prise en charge de parents isolés avec un ou plusieurs enfants de moins de 3 ans (Service d'Accueil Mère Enfant / Centre Parental) - La prise en charge des mineurs non accompagnés - Des services transversaux en support aux actions éducatives : Formajeunes Présentation des services d'affectation : - Le pôle médical du FDEF assure le suivi médical des mineurs accueillis, la coordination du parcours de santé et mène des actions de prévention en faveur des mineurs et des familles. - Le pôle médical est composé d'un médecin et de trois infirmières. - Le pôle médical est placé sous la responsabilité directe de la Direction Description du poste : L'assistant administratif du pole médical assure la gestion administrative du secrétariat du service en lien avec le médecin et les infirmiers. Il assure également le remplacement de l'agent d'accueil du FDEF lors des congés et absences. Responsable hiérarchique : - Médecin FDEF Missions et activités - Programmation des consultations médicales d'admission - Constitution des dossiers « usagers / patients » - Préparation administrative avant chaque consultation extérieure - Gestion des demandes de bon de commande auprès de la comptabilité - Assurer l'information auprès des structures partenaires de la programmation des rendez-vous des usagers - Programmation des interprètes et transmission des fiches auprès du service comptabilité - Gestion des demandes d'ouverture de droit en lien avec les services administratif de la Direction Enfance Famille - Gestion des autorisations de soin et autorisation d'opérer - Mise en place du suivi statistique - Clôture et archivage des dossiers Mission dans le cadre du remplacement accueil : L'accueil du public est ouvert de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Orientation et accompagnement des usagers, des visiteurs et des partenaires vers les services adaptés, - Ouverture du portillon au public et aux agents, - Gestion et réservation des salles de réunion - Gestion du courrier interne Compétences et qualifications - Diplôme en gestion administrative - Connaissance en terminologie médicale - Maitrise des outils informatiques - Capacité à travailler en équipe - Capacité à gérer l'accueil du public en direct ou par téléphone - Rigueur et organisation - Capacité à gérer les situations complexes / apaisement - Capacité à s'adapter au contexte en fonction des situations Modalités de travail - Travail en journée du lundi au vendredi - Temps plein - RTT