Assistant(e) Médico-Administratif(ve) 50% Secrétariats de Chefferie de pôle -20% Maison de la Réhabilitation - 20% Rivière Bleue (Bègles) - 10% Regain Descriptif du poste/missions : L'assistant médico-administratif des services de psychiatrie est un pivot central de la communication entre le corps médical, les différents partenaires paramédicaux et sociaux, les cadres de garde et les équipes soignantes (de l'intra et de l'extrahospitalier) d'un service de psychiatrie. Activités : - Accueillir les usagers - Gérer les rendez-vous - Gérer le dossier du patient - Assurer la circulation de l'information médicale - Saisir l'activité - Gérer les plannings médicaux - Gérer les stocks de matériels et de papeterie - Gérer les outils de communication - Accueillir et tutorer les nouvelles arrivantes et les stagiaires - Mettre en œuvre des procédures, protocoles Secrétariat de Chefferie de Pôle : - Accueil téléphonique, - Gestion des plannings médicaux et des internes : liste de garde, tableau d'astreinte, congés, repos de garde, garde du samedi matin, coordination médicale, en assurer l'affichage, la diffusion et la mise à jour lors de modifications, assignation de grève, frais de déplacement, - Gestion des dossiers pour les renouvellements d'interne, - Accueil administratif des nouveaux personnels médicaux : droits d'accès informatique, formation SIREM, Badge, Trousseau de clés, carnet de demande de congés, des commandes d'ordonnances sécurisées, - Mise à jour de l'organigramme du pôle, - Gestion de l'agenda de la Cheffe de pôle et des frais de déplacement, - Saisie des différents courriers et comptes rendus - Gestion des outils de communications : messagerie institutionnelle, fax, téléphone, - Participation aux comités de pôle : prise de note, réalisation du compte-rendu, - Secrétariat de la commission de formation du pôle, Compétences attendues : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone - Collaborer avec les différents professionnels : chef de pôle, médecins, encadrement supérieur et encadrement, ASE.. - Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau et avoir de la réactivité dans le traitement des informations - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Connaissances associées : - L'organisation et fonctionnement interne de l'établissement - Les principes du secret professionnel et les droits du patient - La législation relative à l'accès au dossier médical - La législation relative aux soins sans consentement, - La réglementation des archives en conformité avec le protocole existant sur l'établissement - Le principe de codage des actes EDGAR - Le vocabulaire médical - Les différents logiciels Savoir-être : - Établir une relation sécurisante avec le patient - Écouter, faire preuve de disponibilité, de patience - Adapter son discours à la personne (reformulation .) - Prévenir et traiter des situations d'agressivité - Garantir la discrétion et le secret professionnel Qualifications : - Diplôme de secrétaire médicale - Téléphone