Finalité Sous l'autorité de la Directrice du CAIO et en étroite relation avec le directeur adjoint du SIAO, le coordonnateur administratif a pour rôle de favoriser/permettre l'accès à un hébergement d'insertion ou logement accompagné à toute personne en situation de précarité et de coordonner les parcours du public du plan PDALHPD. Missions principales 1) Remplir les taches de secrétariat en répondant aux appels et au mails 2) Simplifier les démarches pour accéder à un hébergement ou logement 3) Mettre en adéquation l'offre d'hébergement/ logement et la demande des usagers sur le territoire 4) Traiter avec équité les demandes et garantir les parcours de retour en situation d'hébergement/ logement 5) Coordonner les acteurs (travailleurs sociaux/ opérateurs associatifs en charge des hébergements et logements) pour fluidifier les parcours Différentes missions - ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER : USAGERS, PRESCRIPTEURS, GHL Assurer l'accueil téléphonique au SIAO, traiter la demande et transférer si nécessaire l'appel à un travailleur social Assurer le traitement des mails, traiter les demandes et les transférer si nécessaire à un travailleur social Assurer une écoute et procéder à la prise de notes des différents échanges pour mettre à jour le logiciel Être garant du planning de l'équipe insertion est de sa mise à jour en organisant les temps de rencontres extérieurs - COLLABORER AVEC LES PROFESSIONNELS, TRAVAILLER AVEC LES PARTENAIRES Analyser le besoin et les attentes des professionnels Participer à la création et communiquer les outils mis en place au sein du service Faire les comptes rendu des différents temps d'échange partenariaux - PARTICIPER A DES REUNIONS DE SERVICES, DES REUNIONS THEMATIQUES, DES REUNIONS D'INFORMATION Participer aux réunions de service Participer aux réunions interservices Collaborer avec l'équipe du 115 Recueillir des informations distribuées par les partenaires et les archiver - TRAITER LA DEMANDE ET LE BESOIN EN LIEN AVEC L'OFFRE DE SERVICE Réceptionner et transférer les offres des d'hébergement/ logement par mail en mettant à jour les tableaux internes Valider, en accord avec les travailleurs sociaux, les préconisations d'orientation des demandes SIAO - ASSURER LA GESTION DES DOSSIERS DES USAGERS Mettre à jour les dossiers actifs dans les différents outils Assurer le classement et l'archivage des dossiers - INSTRUIRE LES DOSSIERS EN VUE DE FAIRE INTEGRER L'USAGER DANS UN HEBERGEMENT OU LOGEMENT ADAPTE ET EN ASSURER LE SUIVI S'assurer que l'usager dépend effectivement du service Assurer le suivi du traitement de la demande de l'usager et des activités du service - GERER LES DOCUMENTS PAPIER/INFORMATIQUE LIES AUX ACTIVITES DE LA STRUCTURE Tenir à jour le tableau de recensement des offres d'hébergement/ logement Mettre à jour les listes d'attente ainsi que les listes des demandes en attente de complément d'information Classer les demandes en fonction de l'avancement du dossier de l'usager - ASSURER UNE VEILLE TECHNIQUE ET DOCUMENTAIRE PERMANENTE Collecter et classer les documents de la veille sociale Transmettre les documents aux différents services du CAIO Archiver les documents Compétences requises : Bureautique : maitrise de l'outil informatique, en particulier Excel et Canva Secrétariat : Bonnes compétences rédactionnelles et de synthétisation des informations Téléphonique : Gestion du flux des appels et posture professionnelle dans le cadre des échanges Organis