Ce poste de secrétariat a la responsabilité de garantir un accueil de qualité à la patientèle de toutes les professions paramédicales du centre. Il doit refléter parfaitement les valeurs du centre et des professionnels de santé. Il est impératif que toute priorité soit donnée à l'ensemble de la patientèle et des professionnels de santé afin de répondre à leur attente, dans la mesure du possible, ou de proposer une solution alternative dans les meilleurs délais. Lors de tous ces échanges, il est essentiel de faire preuve du maximum de respect, de politesse, d'amabilité et d'empathie. Si dans certains cas, il devait y avoir un différent avec un patient, ou tout autre personne, il faudra faire preuve de subtilité et de finesse afin de contourner le problème et y mettre un terme temporairement en proposant de revenir vers lui avec une alternative. Dans le cas de discussion téléphonique, et parfois même en présence de la personne si la situation dégénère, il faudra s'isoler dans une salle (salle des infirmiers par ex) afin de conserver une discrétion nécessaire et d'éviter une scène inadaptée à l'accueil. Il permet un niveau de réponse qualitatif aux demandes des patients, une organisation optimale des plannings et un suivi administratif. Il doit y avoir un suivi strict et une rigueur absolue dans les tâches demandées par les professionnels de santé et, dans certains cas, sur certaines demandes de patients. Dans le cas, où il n'y aurait pas de solutions, il faut être force de proposition ou tout faire pour faire évoluer la situation ou la problématique. Ses responsabilités incluent les tâches suivantes : - Accueil physique et téléphonique pour le renseignement des patients ou autres. (Priorité à l'accueil physique, selon le cas, l'appel téléphonique peut attendre) - Gestion des appels entrants et prise des messages. - Gestion de la liste des patients en attente particulièrement et de la liste des messages aux professionnels restés sans réponse. - Communication des messages et informations essentielles aux professions médicales. - Gestion de la prise de rendez-vous. (Bien mettre la date d'appel pour les nouveaux rdvs) - Veille au bon ordre de l'espace d'accueil des patients. - Saisie de dossiers médicaux et de prolongation de soin (Bien penser aux DE et mutuelle). - Facturation des soins effectués sur demande des professionnels de santé. - Relance mensuelle des impayés. - Gestion d'appels téléphoniques aux caisses pour problèmes administratifs. - Gestion et suivi des abonnements de l'activités Pilates. - Faire l'interface avec la société éditrice du logiciel de gestion en cas d'erreur ou bug du logiciel informatique de gestion des patients. - Des connaissances informatiques de bases.