1. Définition de la fonction : Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches d'accueil téléphonique, de coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités. -Profil de poste oFormation : Bac+2 ou 3 secrétariat / assistanat / gestion administrative et commerciale oExpérience exigée, minimum 2 ans dans un poste de secrétariat ou de coordination -Compétences requises : Savoir et savoir-faire -Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel ) -Maîtrise des outils collaboratifs (Office365 ) -Maîtrise des techniques de communication et de l'information -Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis -Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques -Accueil téléphonique -Capacité de veille et d'alerte de sa hiérarchie et de l'équipe -Capacité de suivi budgétaire et de gestion administrative, logistique -Capacité de prise de parole en public Savoir être : -Rigueur - Réactivité -Polyvalence -Discrétion -Sens pratique -Capacité d'écoute -Aisance relationnelle 2. Activités -Actions dominantes : assurer la logistique des actions -Programmation des ateliers en présentiel et en distanciel oAccueil téléphonique, information et mobilisation/promotion du dispositif (appels entrants et sortants) oPréparation de courrier et/ou d'emailing pour les relais locaux (mairies, associations, ) et pour les seniors bénéficiaires des actions oPublipostage ou gestion d'emailing oCréation des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatique oImpressions, tirage de photocopies oÉlaboration de calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateurs oContacts partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.) oContacts prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventions oSaisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report) -Lancement des ateliers et suivi des ateliers en cours oAppels entrants et sortants oPréparation, impressions et envoi des conventions d'interventions prestataires oTransmission infos logistique ateliers aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs) oPréparation des dossiers animateurs et coordonnateurs (documents, livrets pédagogiques ) oMise à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatique oExtraction de données : questionnaires d'évaluation, assiduité, etc. oContact avec les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projets oTraitement des dossiers retournés par les animateurs en fin de module oGestion des stocks de documents et supports pédagogiques, commandes -Actions secondaires oAccueil/émargement et assistance aux coordonnateurs lors d'évènements de promotion du dispositif oPossibilité d'intervention pour présenter le programme aux participants et partenaires locaux oPossibilité de proposition d'actions allant dans le sens des orientations définies, notamment en matière de politique qualité et d'évaluation oPossibilité de participation aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquelles il est mandaté 3. Divers -CCN Mutualité - T1 -Salaire : 22 370 € bruts annuels pour 1 ETP -Disponibilité du poste : immédiate -Déplacements ponctuels sur le département -Horaires fixes / temps complet -Poste basé sur l'antenne prévention de Chalon-sur-Saône -Avantages collectifs / Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail selon charte