Présentation du service et de l'équipe Le Laboratoire de Biologie du GHU Parisfait partie du Pôle Médico-Technique avec l'équipe opérationnelle d'hygiène, le Centre de Recherche Clinique, le Centre de Recherche Biologique, la stérilisation et la pharmacie à usage intérieur. Le Laboratoire répond aux demandes d'examens de routine et d'urgence de l'ensemble des services cliniques intra et extra hospitaliers ainsi que ceux d'hôpitaux et structures médicales partenaires. Les prestations du laboratoire couvrent les domaines suivants : - Activités de base : Biochimie, Hématologie, Hémostase, Microbiologie, Sérologie, Hormonologie et Immunohématologie. - Activités spécifiques : Pharmacologie, Toxicologie, Hormonologie, - Immunochimie du LCS, Bilans de thrombose, Quantiférons et biologie moléculaire. - Activités transversales : Dépôt de sang et Hygiène environnementale. MISSIONS DU POSTE Le/la secrétaire en laboratoire de biologie assure le secrétariat médical et administratif. Accueil physique et téléphonique des patients en phase pré-analytique - Renseigner les patients sur les modalités des prélèvements prescrits - Vérifier la faisabilité des prélèvements (à jeun, heure de prélèvement...) - Optimiser les prises de rendez-vous - Constituer, suivre et éditer les dossiers patients (étiquettes de prélèvement...) - Remettre les comptes rendus aux patients - Assurer l'interface avec les correspondants du laboratoire (médecins, infirmiers, pharmaciens) Accueil et gestion des demandes d'examens et de l'activité polyvalente du laboratoire - Accueil physique et téléphonique du personnel des services de soins, des fournisseurs, des visiteurs - Réceptionner des échantillons biologiques - Vérifier leur conformité administrative au regard de l'examen prescrit - Gestion des données patients : SIL, extractions, etc. - Assurer l'interface avec les correspondants du laboratoire (les unités de soins, hôpitaux extérieurs) - Enregistrer et traiter les non-conformités - Gestion administrative du laboratoire en phase post-analytique ; archivage des ordonnances et bons de demande d'analyses - Commandes : consommables ; bureautiques, réactifs sur logiciels dédiés - Demande d'interventions de maintenance sur logiciels dédiés - Participer à l'élaboration, la mise en œuvre et l'amélioration du système qualité - Participer en collaborant avec le technicien référent dans le secteur envois des analyses aux laboratoires extérieurs Participer à la gestion du guide des analyses du laboratoire (Viscali) Gestion des plannings des biologistes, feuilles de déplacements des biologistes, etc. Gestion des heures supplémentaires, des congés, formation, dossiers de recrutement des techniciens de laboratoire en collaboration avec le Cadre de santé Activités ponctuelles : - Participer à la préparation des audits - Planifier, réaliser et exploiter les audits internes - Gestion du courrier du laboratoire - Gestion des imprimantes, des fournitures du laboratoire (papier, étiquettes, papeterie) PROFIL Savoir-Faire : - Maitrise bureautique (frappe) et informatique (Word, Excel, internet, GLIMS, Kalilab, etc.) - Bonne connaissance de la grammaire française ; du français et du vocabulaire médical - Éthique et déontologie - Technique de secrétariat médical en milieu hospitalier - Organisation et fonctionnement d'un établissement public de santé - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone - Capacité à réaliser un courrier et un compte rendu de réunion - Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel - Résoudre des situations conflictuelles et/ou complexes - Savoir être autonome et rendre des comptes de manière pertinente