Organisation du travail : 7H30 Horaires : 9h - 16h30 DESCRIPTION ET MISSIONS DU POSTE Assurer l'accueil téléphonique et physique des patients et de leur famille au sein du secrétariat, ainsi que la gestion des différents appels téléphoniques, en établissant avant transfert la fonction des demandeurs et l'objet de leur appel. Gérer la tenue des dossiers patients sur le logiciel CORTEXTE : suivi de la rédaction, de la frappe et de l'envoi des différents comptes rendus et courriers médicaux, recherche des documents d'identité des entrants et mise à jour régulière des données administratives avec information aux frais de séjour, intégration des documents papier en les scannant et suivi des indicateurs IPAQSS. Gérer les différents mouvements relatifs aux patients sur le logiciel GAM. Participer à la saisie des différents actes de consultation sur CORTEXTE. Edition et envoi des bulletins d'hospitalisation. Edition de documents administratifs pour les transferts. Réception, redistribution ou renvoi aux curateurs/tuteurs du courrier personnel des patients Assurer la prise de notes lors des réunions de synthèse et les rédiger afin de les intégrer dans le DPI après validation. Assurer la tenue et le suivi du calendrier des différents certificats légaux en effectuant la frappe et l'envoi. Gérer l'archivage des dossiers patients. Assurer le secrétariat de l'unité d'hospitalisation d'affectation, en particulier des médecins, du cadre de santé et de l'assistante sociale de l'unité. En collaboration avec le médecin chef de pôle et la cadre supérieur de pôle : Réaliser le tableau des présences et absences des médecins et les rentrer sur e-planning Réaliser le tableau de la permanence médicale pour les visites du samedi matin Réaliser le tableau de permanence médicale sur l'UAT Participer à la rédaction et présentation des différents projets du pôle (projet medico soignant du pôle, projet de service, contractualisation de pôle ) En collaboration avec le cadre administratif de pôle : Transmettre et tracer les informations relatives aux patients en hospitalisation sous contrainte (éléments nécessaires à l'admission et au maintien de la mesure de contrainte tout au long du séjour, ainsi que les arrêtés préfectoraux) Gérer et tracer les différentes informations relatives aux voies de recours : saisie des informations dans un tableau de bord. Assurer en collaboration avec le cadre de santé et le médecin référent du patient la mise en place des différents transferts. Rédiger les différents ordres de missions, les faire signer et les faxer aux différents interlocuteurs. Evaluer l'état des stocks et participer aux commandes bureautiques nécessaires au bon fonctionnement du service en collaboration avec l'intendant du site. Evaluer l'état des stocks et passer les commandes des différents imprimés relatifs aux besoins du service auprès du service d'imprimerie. Veiller à une planification cohérente de l'ensemble des tâches qui lui sont confiées. Travailler avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire et avec les différentes structures du pôle. Assurer les remplacements nécessaires dans les autres unités du pôle. Participer à la démarche qualité, à son évaluation et sa mise en œuvre au sein de l'établissement. Intégrer les évolutions en lien avec la politique de santé, de l'établissement et du pôle. Veiller aux principes du service public, de l'éthique et du secret professionnel COMPETENCES REQUISES Maitriser l'orthographe et le vocabulaire médical utilisé en psychiatrie Maitrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques WORD, EXCEL, POWER-POINT. Connaître les différents logiciels métiers : CORTEXTE. Connaître les différentes procédures de l'établissement (admission, accès aux dossiers, ) PROFIL Secrétaire médicale diplômée.